IT介護の最前線_IT音痴な上司の対応編

◇前置き

会社員の皆さん。
あなた方の職場に「PCが苦手な上司」はいませんか？

私の勤め先には、上司に限らずPCの扱いが拙い方々（俗にいうIT音痴）がたくさんおられます。

そういった方々には、IT介護(※)が必要になります。

※IT介護とは何か？についてはこちらの記事をご覧ください。
wwwmotou.hatenablog.com

今回は、上司がIT音痴だったことで発生した事例を紹介します。

◇事例

私の勤め先では諸々の申請業務が、順番に電子化されています。

今まで紙で回覧・捺印していた申請業務が電子フローになる訳です。

ペーパーレスにもなりますし、フローが誰のところまで進んでいるか確認できたり、過去の履歴も簡単に検索することができます。

基本的にメリットしかない「申請の電子化」なのですが、上司がIT音痴だったために問題が発生します。

「承認ってどうやるの？？」

・・・・知らんやん？(笑)

私は管理職ではないので、承認をする機会はありません。

管理職ではないので、管理職用のマニュアルを見ることもありません。
(管理職だけが閲覧できる承認マニュアル的なものがあるそうです。)

そこらへんの事情は関係なく、PCまわりのトラブル？質問？は問答無用で私のところに回ってきてしまいます。

とりあえず、画面構成から予測できないか？と上司のPC画面を確認します。

↓大体電子フローの承認画面はこんな感じです。

・・・「承認」ボタンをクリックするだけでは？

ということで、押してみると無事承認されました(笑)

こんなにも直感的な画面構成なのに・・・。

◇この事例の問題点

今回の事例には、会社として(会社員として)いくつか問題点があります。

ツッコミどころはたくさんあると思いますが、今日は問題点を2つピックアップします。

①マニュアルを読まない

まずは何といってもこれですね。

「マニュアルあるなら読めよ！」

この記事を読んだ方、全員が同じ感想を持ったのではないでしょうか。

IT・PCへの苦手意識からか、この手の方々はマニュアルに目を通しません。

「内容を確認して承認or差戻をクリックする」

これだけの簡単な作業のために、わざわざマニュアルを作ってくれた人がいる訳です。

せめて目を通すくらいの努力はしてほしいものです。

②実質 部下が承認している

これも会社という組織としては問題ですね。

今回のケースだと、上司のPCを使って私が承認したようなものです。

内容や添付ファイル等の確認をしているならまだ良いですが、そこまで丸投げされてしまうと申請・承認のフローを組んだ意味がないですよね。

また私目線、紙だった時よりも負担が増えているんですね。

紙の申請だった頃は、こんな感じでした。


印刷・押印した紙を渡して回覧する昔ながらの申請フローです。

そして現在の申請フローがこちらです。


忙しすぎやしませんかね？(笑)

最初から最後まで自分でやってしまっているので、「これは申請・承認の意味があるのか？」となってしまいますね。

◇最後に

こういったIT介護は、日本中の至るところで行われているらしいです。

私自身、IT介護から抜け出すために様々な対策を行ってきました。

例を何個か紹介します。

　・マニュアルを作る（鉄板ですね！）
　・マニュアルの保管先を整理する
　・マニュアルを探してくれるチャットボットを作る　etc.

ここまでやってもダメなんです！(笑)

特にチャットボットなんて結構苦労して作ったのに、誰も使わない！

やはり本人たちに改善の意思がないと、どれだけこちらから働きかけても効果がないですね。

誰でも良いので、意識改革の良い方法を私に教えてください(笑)